ThurCloud administrieren: Benutzer, Gruppen und Team-Ordner

Ihre ThurCloud gehört Ihnen allein, und die Verwaltung liegt bei Ihnen im Haus. Dort legen Sie Benutzerkonten und Ordner an, vergeben Zugriffe an Gruppen, setzen Speicherkontingente und bestimmen die Regeln, nach denen alle arbeiten. Dieser Artikel richtet sich an die Person, die diese Aufgabe übernimmt. Was Ihre Mitarbeitenden selbst tun, steht in der Anwender-Anleitung.

Inhalt

In die Systemverwaltung gelangen
Übersicht: was der Server meldet
Benutzerkonten
Gruppen
Team-Ordner: die gemeinsame Ablage
Freigaben: die Regeln für alle
Sicherheit
Erscheinungsbild
Besprechungen und Office
Anwendungen verwalten
Systemzustand und Protokoll
Wiederkehrende Aufgaben auf einen Blick

In die Systemverwaltung gelangen

Melden Sie sich mit einem Konto an, das Administrationsrechte hat, und wählen Sie im Benutzermenü oben rechts Administrationseinstellungen. Links steht danach die Navigation durch alle Bereiche.

Arbeiten Sie im Alltag mit Ihrem gewöhnlichen Konto und wechseln Sie nur für Verwaltungsaufgaben. So sehen Sie dieselbe Oberfläche wie Ihre Mitarbeitenden und merken selbst, wenn etwas klemmt.

Übersicht: was der Server meldet

Die Übersichtsseite ist die erste Anlaufstelle. ThurCloud prüft sich dort selbst und zeigt, ob etwas nicht stimmt – von fehlenden Datenbankindizes bis zu Einstellungen, die die Sicherheit betreffen.

Ein grüner Haken bedeutet: in Ordnung. Bei einer Warnung steht dabei, was zu tun ist. Vieles davon fällt in unseren Bereich als Betreiber – melden Sie sich, statt selbst am Server zu arbeiten. Auf derselben Seite steht ausserdem die installierte Version.

Benutzerkonten

Unter Konten verwalten Sie die Konten. Die Liste zeigt Anzeigename, Gruppen, belegten Speicher, Kontingent und die letzte Anmeldung.

Konto anlegen. Über Neues Konto vergeben Sie Anmeldenamen, Anzeigenamen und Kennwort und wählen gleich die Gruppen. Der Anmeldename lässt sich später nicht mehr ändern – legen Sie deshalb vorher eine Regel fest und halten Sie sich daran, etwa vorname.nachname oder v.nachname. Tragen Sie auch die E-Mail-Adresse ein: Ohne sie kann ThurCloud dem Konto kein neues Kennwort schicken, und Sie müssen jedes Mal von Hand eingreifen.

Kontingent und Status ändern Sie direkt in der Zeile. Ein Konto auf deaktiviert zu setzen ist der richtige Griff bei einem Austritt: Die Anmeldung ist gesperrt, die Daten und Freigaben bleiben bestehen, bis Sie sie übertragen haben.

Löschen ist endgültig und nimmt die persönlichen Dateien des Kontos mit. Der Ablauf bei einem Austritt lautet deshalb: Dateien sichern oder übertragen → Geräte trennen → Konto deaktivieren → erst nach einer Schonfrist löschen.

Gruppen

Gruppen sind das Mittel gegen Rechte-Wildwuchs. Ein Ordner wird an „Verkauf“ freigegeben, und wer ins Team kommt oder es verlässt, wird nur noch in der Gruppe gepflegt – keine einzige Freigabe muss angefasst werden. Ohne Gruppen häufen sich Einzelzuweisungen, die nach zwei Jahren niemand mehr überblickt.

Eine Gruppe anlegen. Die Gruppen stehen in der linken Spalte der Kontenverwaltung. Rechts neben der Überschrift Gruppen legt das Pluszeichen ein Eingabefeld an; Name eintragen, bestätigen, fertig. Am unteren Rand der Spalte steht nur die Schaltfläche für die Einstellungen.

Der Gruppenname erscheint später an vielen Stellen – beim Freigeben, in den Team-Ordnern, in der Benutzerliste. Wählen Sie ihn kurz und eindeutig und bleiben Sie bei einer Schreibweise. Umlaute und Leerzeichen funktionieren, machen aber bei späteren Auswertungen mehr Mühe als sie wert sind.

Mitglieder zuweisen. In der Benutzerliste hat jede Zeile eine Spalte Gruppen. Ein Klick darauf öffnet die Auswahl; eine Person kann in beliebig vielen Gruppen sein. Beim Anlegen eines neuen Kontos vergeben Sie die Gruppen gleich mit.

Ebenfalls möglich ist, einer Person die Gruppenverwaltung für eine bestimmte Gruppe zu übertragen. Sie darf dann Mitglieder dieser Gruppe aufnehmen und entfernen, ohne sonst etwas verwalten zu können – praktisch für Abteilungsleiter in grösseren Betrieben.

Bewährt hat sich ein Schnitt entlang der Abteilungen, ergänzt um eine Gruppe, in der alle Mitarbeitenden sind. Legen Sie Gruppen sparsam an: Fünf verständliche sind besser als zwanzig, bei denen niemand mehr weiss, wofür sie da waren. Und lassen Sie niemanden ohne Gruppe – ein Konto ohne Gruppenzugehörigkeit sieht keinen einzigen Team-Ordner und meldet sich am zweiten Tag beim Support.

Team-Ordner: die gemeinsame Ablage

Team-Ordner sind Ordner, die nicht einer Person gehören, sondern einer oder mehreren Gruppen. Genau das braucht ein Betrieb: Die Abteilungsablage soll nicht verschwinden, wenn jemand das Haus verlässt, und sie soll nicht am Speicherkontingent einer einzelnen Person hängen.

Sie finden die Verwaltung unter Administrationseinstellungen → Team-Ordner. Die Tabelle zeigt jeden Ordner mit den zugewiesenen Gruppen, dem Kontingent und dem Schalter für die erweiterten Berechtigungen.

So legen Sie einen an:

Schritt 1 – Namen vergeben. Tragen Sie oben im Feld Ordnername die Bezeichnung ein und klicken Sie auf Erstellen. Der Name ist das, was Ihre Mitarbeitenden später in der Dateiliste sehen – wählen Sie ihn so, wie im Betrieb darüber gesprochen wird.

Schritt 2 – Gruppen zuweisen. Der neue Ordner erscheint als Zeile in der Tabelle, zunächst ohne Zugriff. Ein Klick auf die Spalte Gruppe oder Team öffnet das Auswahlfeld; wählen Sie dort die Gruppe aus. Sie können mehrere zuweisen – jede bekommt ihre eigenen Rechte.

Schritt 3 – Rechte setzen. Sobald eine Gruppe zugewiesen ist, erscheinen daneben drei Häkchen. Sie bestimmen, was die Gruppe über das Lesen hinaus darf:

Ein bewährtes Muster: Die eigene Abteilung erhält alle drei Häkchen, die Geschäftsleitung wird ohne Häkchen zugewiesen und liest damit mit, alle übrigen sehen den Ordner gar nicht. Das Recht Freigeben sollten Sie bewusst vergeben – wer es hat, kann Inhalte des Ordners nach aussen geben.

Schritt 4 – Kontingent festlegen. In der Spalte Kontingent begrenzen Sie, wie stark der Ordner wachsen darf. Zur Auswahl stehen Standard, 1 GB, 5 GB, 10 GB, Unbegrenzt und ein frei einzutragender Wert. Anders als beim persönlichen Bereich zählt der Verbrauch nicht auf ein Benutzerkonto, sondern auf den Ordner selbst.

Schritt 5 – Struktur anlegen. Der Ordner erscheint jetzt bei allen Mitgliedern der zugewiesenen Gruppen in der Dateiliste. Legen Sie die Unterordner am besten selbst an, bevor die ersten Dateien einziehen – sonst entsteht in den ersten Wochen eine Struktur, die niemand geplant hat.

Erweiterte Berechtigungen in der letzten Spalte brauchen Sie nur im Ausnahmefall. Damit lassen sich innerhalb eines Team-Ordners einzelne Unterordner abweichend regeln, etwa ein Personalordner, den nur zwei Personen sehen. Das wird schnell unübersichtlich; im Regelfall ist ein zweiter Team-Ordner die bessere Lösung.

Das Papierkorbsymbol am rechten Rand löscht den Team-Ordner mitsamt Inhalt. Es gibt keine Rückfrage nach dem Inhalt und keinen Papierkorb für den Ordner selbst. Prüfen Sie vorher, ob wirklich nichts mehr gebraucht wird.

Nehmen Sie sich für den Schnitt der Ordner Zeit, bevor die ersten Daten einziehen. Eine Struktur später umzubauen ist möglich, aber mühsam – Freigaben, Lesezeichen und eingebundene Laufwerke Ihrer Mitarbeitenden hängen daran. Als Faustregel: ein Ordner je Abteilung, dazu einen für alle gemeinsam.

Freigaben: die Regeln für alle

Unter Teilen legen Sie fest, was Ihre Mitarbeitenden beim Weitergeben von Dateien dürfen und müssen.

Die Einstellungen, die im Alltag den Unterschied machen:

Sicherheit

Im Bereich Sicherheit steht die Zwei-Faktor-Anmeldung. Aktiviert bedeutet: Nach Benutzername und Kennwort folgt ein zweiter Nachweis über eine App auf dem Telefon.

Sie können den zweiten Faktor für einzelne Gruppen verbindlich machen – sinnvoll für die Geschäftsleitung und alle, die von aussen zugreifen. Führen Sie das angekündigt ein und nicht an einem Freitagnachmittag: Jede Person muss die App einmal einrichten, und Wiederherstellungscodes gehören an einen sicheren Ort.

Ebenfalls hier: die Mindestanforderungen an Kennwörter und die Sperre nach zu vielen Fehlversuchen. Beides kostet nichts und nimmt Angriffen auf Kennwörter die Grundlage.

Erscheinungsbild

Unter Design hinterlegen Sie Ihren Firmennamen, Ihr Logo, das Hintergrundbild der Anmeldeseite und die Hausfarbe.

Das ist mehr als Kosmetik: Wenn Ihre Leute die eigene Marke sehen, ist klar, dass es sich um die Firmenablage handelt und nicht um ein privates Konto irgendwo. Ein Logo mit 256 × 64 Bildpunkten genügt.

Besprechungen und Office

Unter Talk stehen die Einstellungen für Chat und Videobesprechungen. Wichtig ist dort der TURN-Server: Ohne ihn scheitern Gespräche, sobald die Teilnehmer hinter strengen Firewalls sitzen. Bei Instanzen, die wir betreiben, ist er bereits eingerichtet.

Unter ONLYOFFICE steht die Verbindung zum Dokumentenserver, der das Bearbeiten von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien im Browser übernimmt. Auch das richten wir ein; Sie sehen hier nur, ob die Verbindung steht.

Anwendungen verwalten

Unter Apps sehen Sie, was installiert ist, und können weitere Anwendungen hinzufügen oder abschalten.

Zwei Ratschläge aus der Praxis. Erstens: Installieren Sie nur, was Sie wirklich brauchen – jede zusätzliche Anwendung will bei jedem Update mitkommen und kann eine Aktualisierung aufhalten. Zweitens: Sprechen Sie neue Anwendungen mit uns ab, bevor Sie sie einschalten. Nicht jede aus dem Katalog ist gepflegt, und manche kosten spürbar Leistung.

Systemzustand und Protokoll

Der Bereich System zeigt Auslastung, Speicherbelegung und die Zahl der Konten und Dateien – nützlich für die Frage, ob der Speicher bald knapp wird.

Unter Protokollierung stehen die Meldungen des Servers. Wenn etwas nicht funktioniert, lohnt der Blick hierher, bevor Sie uns anrufen – oft steht die Antwort schon da. Und wenn Sie uns anrufen, nennen Sie uns Zeitpunkt und Wortlaut der Meldung; das erspart eine Suchrunde.

Wiederkehrende Aufgaben auf einen Blick

Alles, was unterhalb der Oberfläche liegt – Aktualisierungen, Sicherung, Zertifikate, Mailversand, Anbindung an ein Verzeichnis – betreuen wir. Melden Sie sich über das Kontrollzentrum, wenn Sie an eine solche Grenze stossen.