Nachfolgend werden die Funktionen von ThurMail Business kurz erläutert.
Da Zimbra einen sehr grossen Funktionsumfang besitzt, kann hier nur ein
kurzer Überblick über die wichtigsten Funktionen gegeben werden.
Anleitungen zu speziellen Themen finden Sie in separaten Artikeln in der
Knowledge-Base oder auf der Homepage von Zimbra selbst.
WICHTIG: Vorbedingungen
Bevor ThurMail Business in Betrieb genommen werden kann, muss der MX-Record
im DNS-Server für die bestellte Domain korrekt auf mail1.thurdata.ch gesetzt werden.
Wenn Sie die Domain bei uns registriert haben, kann dies automatisch geschehen.
Das Konzept und die Funktionsweise von MX-Einträgen werden hier erklärt.
Zimbra Groupware
Zimbra implementiert eine komplette Groupware-Infrastruktur für die firmenweite Verwaltung
von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Todo's.
Es können dabei eine grosse Menge an Clients direkt mit Zimbra Verbunden werden.
Die hier unten aufgeführten, werden vollständig unterstützt und haben direkten Zugriff
auf alle Daten (E-Mail, Kalender, Kontakte, Todo's) von Zimbra:
Windows
- Outlook
- Thunderbird
- eM Client
Apple Macintosh
- Outlook for Mac
- Mac Mail, Kalender, etc.
Mobile Phones
- Android (Samsung, Huaway, LG, Fairphone, Google, etc.)
- iPhone
Alle Clients haben dabei vollen Zugang zu allen Daten wie E-Mail, Kalender, und Kontakten.
Zusätzlich lassen sich über POP3/IMAP/SMTP mit iCAL und vCard etwelche weitere
Clients mit Zimbra verbinden, für welche kein direkter Connector existiert.
Collaboration
Die Stärken von Zimbra sind die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Ohne diese, wäre Zimbra nur ein einfacher Mailserver.
Dazu lassen sich in Zimbra Freigaben einrichten, über welche die Mitarbeiter/Benutzer
in die Kalender oder Postfächer anderer Mitarbeiter sehen können. Die Sichtbarkeit
und Berechtigungen dieser Freigaben lassen sich sehr feingranular einstellen,
so dass nur bestimmte Mitarbeiter in bestimmte Kalender, Postfächer oder
Unterordner sehen, bzw. in diese schreiben können.
Resourcen-Kalender
Eine weitere Möglichkeit diese Fähigkeiten zu nutzen, sind Resourcen-Kalender.
Hierbei wird für eine tatsächlichen Resource, wie etwa Sitzungszimmer, Firmenwagen,
Maschinen, eine Zimbra-Resource angelegt. Diese gibt einen Kalender für die Mitarbeiter
frei, so dass diese die Resourcen für bestimmte Termine buchen können, indem sie
einen Termin in den Kalender der Resource eintragen. Andere Mitarbeiter können dann
im selben Kalender nachsehen, wann eine Resource noch frei ist und gebucht werden kann.
Leider lassen sich über die Zimbra-Verwaltung im Portal derzeit keine Resourcen
anlegen. Wenn Sie eine Resource angelegt haben möchten, öffnen Sie dazu
ein Support-Ticket und wir werden diese kostenlos für Sie anlegen.
Verwalten von Zimbra
Ihre Zimbra-Umgebung können Sie direkt im Thurdata Portal verwalten.
Loggen Sie sich dazu auf unserem Portal mit Ihren Benutzerdaten ein.
In der Hauptansicht sehen Sie die von Ihnen gebuchten Dienste:
Mit einem Klick sehen Sie nun eine Auflistung Ihrer gebuchten Dienste:
Mit einem Klick auf den Groupware-Dienst gelangen Sie zur Verwaltung Ihrer Zimbra Umgebung.
Hier können Sie die einzelnen Groupware-Bereiche administrieren:
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In diesem Bereich können Sie die Postfächer für die einzelnen Benutzer anlegen und verwalten. |
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E-Mail Aliases sind zusätzliche E-Mail-Adressen, unter welchen einzelne Nutzer erreichbar sind. Der Verkaufsmitarbeiter kann dabei als Primäre E-Mail Adresse seinen eigenen Namen tragen und als zusätzlichen Alias etwa verkauf@firma.ch. Die Aliases sind dabei nicht zu verwechseln mit den E-Mail-Verteilern. Ein Alias kann jeweils nur einer einzelnen Person zugewiesen werden. |
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Ein E-Mail Verteiler ist sozusagen ein Alias für mehrere Personen. Wenn die Verkaufsabteilung mehrere Mitarbeiter hat, kann hier ein Verteiler verkauf@firma.ch eingerichtet werden, welcher alle eingehenden Mails an alle Verkaufsmitarbeiter weiterleitet. |
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Ein Domain Alias implementiert die selbe Funktionalität wie ein E-Mail-Alias aber auf der Ebene der Domäne. Wenn eine Firma mehrere Internet-Domänen besitzt, wird die primäre Domain (etwa firma.ch) als Hauptdomain eingerichtet. Weitere Domänen wie etwa (kabelfirma.ch) können als Domain Aliases eingerichtet werden. Der Groupware-Server empfängt dann auch Mails für diese Domain. Damit die Mitarbeiter auch unter kabelfirma.ch erreichbar sind, müssen entsprechende E-Mail-Aliases eingerichtet werden. ACHTUNG: Damit die E-Mails an eine Alias-Domain auch den Mailserver erreichen, müssen entsprechende MX-Records im DNS-Server dieser Domain eingerichtet werden. |
Identitäten
Wenn Domain-, bzw. E-Mail-Aliase angelegt werden, sollte es auch möglich sein, eine E-Mail mit
dem entsprechenden Alias zu versenden. Das Selbe gilt auch für Verteilerlisten. Die Mitarbeiter möchten
beispielsweise die E-Mails an Kunden nicht mit ihrem Namen sondern besser mit verkauf@firma.ch
versenden, so dass allfällige Antworten an das ganze Team gehen und somit auch beantwortet werden,
wenn der entsprechende Verkaufsmitarbeiter gerade ausser Haus ist.
Dazu können in den einzelnen Accounts in Zimbra selbst sogenannte Persönlichkeiten eingerichtet werden.
Diese stehen dann beim Erstellen oder Beantworten einer Mail als möglicher Absender oben
in der Adressleiste zur Verfügung.
Persönlichkeiten werden in den Einstellungen im Zimbra-Postfach eingerichtet:
In den Einstellungen unter dem Punkt Accounts können zusätzliche Persönlichkeiten hinzugefügt werden,
diesen Persönlichkeiten können dann die möglichen Absenderadressen als primäre Adresse zugewiesen werden.
Signaturen
Wenn die Persönlichkeiten eingerichtet wurden, kann für jede Persönlichkeit eine eigene Signaturen eingerichtet werden.
Diese Funktion findet sich wieder in den Einstellungen unter Signaturen. Dazu muss für jede Persönlichkeit eine Signatur
erstellt werden, welche dann einer der Persönlichkeiten zugewiesen werden kann:
Freigaben
Um anderen Mitarbeitern den Zugriff den Kalender oder auswählte Ordner vom Posteingang oder Kontakten zu ermöglichen,
können diese an einzelne oder alle Mitarbeiter freigegeben werden. Bei jeder Freigabe kann dabei entschieden werden, was
der oder die Benutzer sehen dürfen, bzw. ob sie Schreibberechtigungen auf Inhalte der Freigabe haben sollen.
Wenn eine Freigabe erstellt wird, versendet Zimbra normalerweise eine E-Mail an die Person, an welche die Freigabe
erteilt wurde. Diese Person kann dann mit einem Klick auf den beigefügten Link diese Freigabe automatisch annehmen
so dass sie im Browserfenster sichtbar wird.
